Das Übergabeprotokoll Mietwohnung sollte in jedem Fall immer vor Mietbeginn angefertigt werden. Wurde zwischen dem Mieter und dem Vermieter einen Mietvertrag wirksam geschlossen, sollte vor Mietbeginn das Übergabeprotokoll angefertigt werden. Bei großen Wohnungsbaugesellschaften ist es meist der Hausmeister, der mit dem Mieter zusammen das Übergabeprotokoll Mietwohnung anfertigt. Das Übergabeprotokoll besteht aus verschiedenen Punkten, die in jedem Fall ausgefüllt werden müssen. Als erstes sollte es eine allgemeine Bezeichnung der Wohnung geben. Welche Anschrift hat die Wohnung, in welchem Stockwerk liegt sie und wie groß ist die Wohnung.
Sodann sollte jeder Raum von beiden Parteien einzeln besichtigt und im Übergabeprotokoll Mietwohnung einzeln dokumentiert werden. Vor allem kommt es darauf an, dass der allgemeine Zustand des Raumes aufgenommen wird. Ist das Zimmer tapeziert und gestrichen oder müssen diese Dinge vom Mieter noch vorgenommen werden. Befindet sich in der Wohnung beispielsweise eine Küche, die vom Vermieter gestellt wird, wird auch diese mit in das Übergabeprotokoll aufgenommen. Auch hier wird die Beschreibung über den Zustand der Küche so genau wie möglich dokumentiert.
Wurden alle Räume der Wohnung besichtigt und im Übergabeprotokoll Mietwohnung aufgenommen, muss dieses vom Mieter und Vermieter unterzeichnet werden. Beide Parteien erhalten eine Ausfertigung im Original des Übergabeprotokolls für ihre Unterlagen. Um wirklich später ein genaues Bild über den Zustand der Wohnung zu bekommen, gibt es die Möglichkeit, die leere Wohnung zu fotografieren. Gerade wenn das in den Räumen befindliche Laminat bereits angeschlagen ist und Gebrauchsspuren genau erkennen lassen, ist es nützlich die Fotos zu besitzen. Nach einem Auszug gibt es oftmals Streit über den Zustand der Wohnung zwischen Mieter und Vermieter, sodann ist es hilfreich, so viele Beweismittel wie möglich vorzulegen, um den alten Zustand der Wohnung nachzuweisen. Sind die Gebrauchsspuren bereits auf den Fotos erkennbar und im Übergabeprotokoll Mietwohnung aufgenommen, können die Kosten für die Beseitigung der Abnutzung nicht mehr vom Vermieter gegenüber dem Mieter geltend gemacht werden.